公文写作技巧:掌握几个细节就够了

实践证明,工作中只要我们认真对待,很多小差错是完全可以避免的。办文中需要注意这7个细节。

公文写作技巧:掌握几个细节就够了

一是时间。这是行文的一个基本要素,不能有误。但我们写材料的过程往往会用到”去年、今年、明年”这样的时间代词,特别是12月份与1月份,核对不好就可能出现时差一年的错误。近,办公室同事在制定单位”百日安全”活动实施方案时,时间跨度要求从10月20日至2017年1月23日,在初方案中,他就忽略了2017年,这样呈报铃导审批,就会显得工作不严谨。??

二是地点。小到开会发个通知,大到上报专题报告,经常出现。当年中原会战,冯玉祥的一个作战参谋,拟制作战命令时,误把”沁阳”写成”泌阳”,导致军队作战方向发生错误,终落败。所以,文稿中要特别注意核对地点。

三是人物。文稿中务必核实好人名和职务。去年年底,上下来一个工作组,由一个研究员带队,在准备汇报材料时,我误将研究员写成调研员,而且这个错误全程推了几次稿子竟然没发现,就在铃导临近会场前10分钟,才由工作组联络员发现。

四是数字。这是比较敏感的,比如调查报告中的各类情况的百分比,还是要本着负责的态度,认真统计,如实上报。涉及财务报表之类的,更需要小心,小数点点错地方,就可能造成十倍百倍的误差,而这个小数点是容易被忽视的。此外,在材料中用到的,不是自己熟悉的,好要和相关部门核实清楚,做到胸有成竹。

五是口径。涉及政策、规章制度方面的内容应该与上政策相符合,拿不准的一定要查阅,不能凭印象和记忆。

六是引文。材料中引用的讲话、资料等一定要进行核实,出处、含义都要清楚明了,不能张冠李戴或者与原文有出入。

七是格式。每一类公文都有固定的格式,字体、字号、名头、落款、印章等都有统一的要求,不能随心所欲。

 

(一)”抓”字句 常见句型

(1)抓××,在××××上实现新突破(措施目的)。

(2)抓××,在××××方面下功夫(措施)。

(3)抓××,××××(措施成效/目的)。

” 抓”字句常用于围绕”措施、目的、成效”中的任意组合为对象提炼小标题。如:

【例】:

一抓认识统一,使师生员工都能从相应的”×××”中找到”思想道德坐标”。

二抓方案实施,把全局性活动化为全体性”积创意行动”。

三抓阶段督导,使各层面活动产生”联动互促作用”。

四抓典型引路,发挥身边榜样的”可比可学效能”。

五抓成效巩固,以”×××”活动促进”全员素质优化”。

该文小标题的形式是”抓+措施,目的”。工作中采取的措施是为了获得预期的目的,作者将措施和目的结合起来提炼小标题,给人的感觉是措施不是凭空而设,提出的目的也不是空喊口号。

再如:

【例】:

抓学习培训,在”活”字上下功夫。

抓工作保障,在”实”字上下功夫。

抓接访活动,在”深”字上下功夫。

抓”事要解决”,在”情”字上下功夫。

抓宣传引导,在”正”字上下功夫。

该文的小标题紧密围绕措施的内容再针对措施的特点,提炼出了五个小标题。这种小标题的突出之处在于将每条措施的特点用一个字概括出来。

惯用句式提炼汇总

(二)”以××为××”句 常见句型

(1)以××为××,××工作取得了新突破/新成绩(措施成效)。

(2)以××促进(带动)××工作开展(措施)。

(3)以××为××,在××上下功夫(措施)。

【例】:

一是以贯彻党的十八大精神为主线,在抓落实上下功夫。

二是以教育培训为突破口,在提高干部素质上下功夫。

三是以加强基础组织建设为目标,在巩固群众路线教育活动成果上下功夫。

四是以提高执政能力为重点,在推进干部监督工作上下功夫。

五是以实施《××××》为契机,在推进××××制度改革上下功夫。

六是以实施”××××”工程为基础,在抓好人才工作上下功夫。

该公文主要围绕工作任务和措施提炼小标题。”抓落实”、”提高干部素质”、”推进干部监督工作”等都是该单位的工作任务和工作目的,要想圆满地完成工作任务,达到预期目的,就需要采取一些手段。所以针对工作任务、目的和措施提炼小标题,让受众一看,就知道该单位今年都做了什么,是怎么做的。

【例】:

1.以稳定为中心,带着感情解决好灾民的生产生活问题。

2.以节水挖潜为重点,不断提高抗旱能力。

3.以优结构、促增收为核心,努力增强综合抗灾实力。

4.以多元筹集为手段,切实解决好抗旱救灾资金问题。

该公文是以目的为主、以措施为辅来提炼小标题的。在写这种小标题时一定要注意中心工作、重点工作、核心工作的区别与联系,否则容易犯都是中心工作或重点工作的毛病。

(三)”正确把握××与××的关系,着力于……” 常见的句型

(1)做好××工作,需正确处理××与××的关系。

(2)正确把握××与××的关系,在××上搞突破/搞创新。

(3)围绕××,在××上下功夫。

(4)着眼于××,××。

【例】:

一、正确把握统与分的关系,着力坚持服务发展。

二、正确把握纠与建的关系,着力坚持关注民生。

三、正确把握惩与防的关系,着力坚持统筹推进。

四、正确把握点与面的关系,着力坚持突出重点。

五、正确把握破与立的关系,着力坚持改革创新。

哲学上的辩证统一思想适用于各个部门和各项工作,在写作时,如果能从哲学层面上去概括文章小标题则可以增加公文的深度和高度。上例就是从这个角度去提炼小标题,既看到主流,又不忽视支流,使认识不陷入形而上学,使工作开展不发生偏差。

【例】:

第二,坚持和依靠党的铃导,正确把握党的铃导和发挥人大作用的关系。

第二,围绕全市大局履行职责,正确处理服务中心工作和行使法定职权的关系。

第三,监督与支持有机结合,正确处理人大和”一府两院”的关系。

第四,在传承中发展,在创新中继承,正确处理继承好传统和开创新局面的关系。

第五,体现人民当家作主的本质要求,正确处理发挥常委会职能作用与发挥代表和人民群众作用的关系。

这篇公文的小标题也是基于对工作的辩证分析,使受众的认识趋向辩证和科学。在提炼这种小标题时需要作者手先要选择和确定需要辩证思考的内容。

(四)”在××上,力求(实现了)××××” 常见句型

(1)在××上,力求××××。

(2)在××上,实现了××新突破(新发展、新成就、新成效、新成绩、新进展、新步伐、新提高、新台阶、新局面等)。

【例】:

一、在经营环境上,力求新格调。

二、在经营模式上,力求新品味。

三、在经营成效上,力求新亮点。

这种句型多用于提炼成效,围绕工作的几个大方向(如例文中的”经营环境”、”经营模式”等),去总结工作成效或目标,如”新格调”、”新品味”等。

(五)”数字+文字”组合 有时在提炼小标题时,一些秘书人员愿意从”数字”和”文字”相结合的角度提炼。在提炼时,往往需要针对工作的特点、措施以及成效的共性进行。这种小标题容易给人留下深刻印象,明快好记。但是提炼时要注意内容概括得准确适用,不能为了追求这种效果而一味硬靠强编。如:

【例】:

(1)坚持”三心”、狠抓”三力”、突出”三要”。

(2)坚持”一个中心”,完善”两个市场”,建立”三个体系”。

(3)提供”四个服务”,采取”三项措施”,突出”两个重点”,实现”一个目标”。

【例】:

(1)突出”三建”,加强信访基础工作。

(2)注重”三多”,广泛收集信访信息。

(3)抓住”三点”,提高信访信息质量。

这两例公文就是采用数字和文字相结合的方式提炼小标题。采用这种方法介绍工作经验、阐述问题等,一是利于记忆和传讲;二是条理清晰,使读者对文章内容有了较系统的把握。另外,”数字”的表现形式往往是或递增、或递减、或相同。

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